qdm-th – Bluebyte Tech

ProKit : QDM
Healthcare Edition

การจัดการเอกสารคุณภาพสำหรับวงการดูแลสุขภาพ รวมศูนย์นโยบาย ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) และบันทึกต่างๆ โดยคำนึงถึงขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การจัดการเอกสารคุณภาพ — ฉบับสำหรับภาคการดูแลสุขภาพ

What is ProKit: QDM?

Quality documents for better healthcare

ProKit: QDM (Quality Document Management) คือระบบสำหรับจัดการเอกสารและบันทึกที่เกี่ยวข้องกับคุณภาพไว้ในที่เดียว ระบบนี้ถูกสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงอุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพและการรับรองมาตรฐาน: คุณสามารถจัดระเบียบเอกสารตามกระบวนการและแผนก ควบคุมวงจรชีวิตของเอกสารตั้งแต่ ฉบับร่าง -> การอนุมัติ – > การมีผลบังคับใช้ -> ไปจนถึงการล้าสมัย และเชื่อมโยงบันทึกคุณภาพกับเอกสารต้นฉบับด้วยวงจรการเก็บรักษาและการตรวจสอบ

เอกสารสามารถจำแนกได้ตามประเภท (เช่น นโยบาย, ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน, แนวทางปฏิบัติ, แบบฟอร์ม) และตามส่วนหรือมาตรฐาน (เช่น HA, JCI, การควบคุมการติดเชื้อ, ความปลอดภัยของผู้ป่วย) คุณจะเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าเอกสารใดมีผลบังคับใช้ เอกสารใดอยู่ระหว่างการตรวจสอบ และเอกสารใดใกล้ถึงกำหนดการตรวจสอบครั้งต่อไป ระบบจัดการเอกสารเชิงคุณภาพ (QDM) ช่วยลดความยุ่งเหยิงของไฟล์ ปรับปรุงการตรวจสอบย้อนกลับ และสนับสนุนการตรวจสอบและการรับรองมาตรฐาน

Process-based document map

เรียกดูเอกสารตามแผนกและกระบวนการ จากแผนผังกระบวนการ ที่แสดงครงสร้างขององค์กรของคุณ ทำให้ผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสารตามสถานที่ทำงาน (เช่น พยาบาล ห้องปฏิบัติการ เภสัชกรรม) หรือตามพื้นที่กระบวนการ (เช่น ความปลอดภัยของผู้ป่วย การควบคุมการติดเชื้อ)

Document lifecycle and workflow

เอกสารแต่ละฉบับจะมีวงจรชีวิตดังนี้: ฉบับร่าง → รอการตรวจสอบ → รอการอนุมัติ → อนุมัติ (มีผลบังคับใช้) → ล้าสมัย ขั้นตอนการทำงานประกอบด้วย การตรวจสอบ การอนุมัติ และการเปิดใช้งานใหม่ (ถ้ามี) คุณจะเห็นสถานะปัจจุบันและผู้รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอน

Panding review

Panding approval

Approved (effective)

Versioning and history

เมื่อเนื้อหามีการเปลี่ยนแปลง ระบบจะสร้างเวอร์ชันใหม่ เวอร์ชันเก่าจะยังคงสามารถดูได้เพื่อตรวจสอบ คุณสามารถติดตามวันที่ออก วันที่เริ่มมีผลบังคับใช้ วันที่ตรวจสอบครั้งถัดไป และรอบการตรวจสอบ เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดถูกมองข้าม

Quality records and retention

เอกสารบันทึกคุณภาพ (หลักฐาน บันทึกประจำวัน แบบฟอร์มที่กรอกแล้ว) จะเชื่อมโยงกับเอกสารต้นฉบับ คุณสามารถกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาและตรวจสอบว่าเอกสารใดใกล้หมดอายุการเก็บรักษา เพื่อให้การตัดสินใจเกี่ยวกับการทำลายหรือการจัดเก็บถาวรทำได้ง่ายขึ้น

Dashboard and oversight

หน้าแดชบอร์ดแสดงจำนวนเอกสารทั้งหมด จำนวนเอกสารตามสถานะ (เช่น อนุมัติแล้ว รอการตรวจสอบ) และเอกสารที่ใกล้หมดอายุการเก็บรักษา ตัวกรองด่วนช่วยให้เจ้าหน้าที่เห็น "เอกสารที่รอการตรวจสอบของฉัน" หรือ "เอกสารที่ต้องได้รับการอนุมัติในเร็ว ๆ นี้" เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถดำเนินการได้ทันท่วงที

How can you use it?

ProKit : QDM รองรับองค์กรที่ต้องบำรุงรักษาและแสดงการควบคุม
เอกสารคุณภาพ ตัวอย่างการใช้งาน

Hospital and healthcare accreditation

รักษาความสอดคล้องของนโยบาย ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) แนวทางปฏิบัติ และแบบฟอร์มต่างๆ กับ HA, JCI หรือกรอบการทำงานอื่นๆ จัดระเบียบตามมาตรฐานหรือแผนก ดำเนินการตามขั้นตอนการตรวจสอบและอนุมัติ และเก็บรักษาบันทึกการตรวจสอบสำหรับผู้ตรวจสอบ

[HA standards] · [JCI standards] · [Infection control] · [Patient safety]

Department-level document control

แต่ละแผนกเป็นเจ้าของกระบวนการและเอกสารของตนเอง พนักงานค้นหาและใช้เวอร์ชันล่าสุด ผู้ตรวจสอบและผู้มีอำนาจอนุมัติจะเห็นว่าสิ่งใดที่ต้องได้รับการแก้ไข ช่วยลดคำถามที่ว่า “เวอร์ชันใดเป็นเวอร์ชันล่าสุด?” และลดไฟล์ที่ซ้ำซ้อนหรือล้าสมัย

[Nursing procedures] · [Lab manuals] · [Pharmacy protocols]

Periodic review and renewa

กำหนดรอบการตรวจสอบ (เช่น ทุก 12 เดือน) ระบบจะแจ้งเตือนเอกสารที่ถึงกำหนดการตรวจสอบครั้งต่อไป เจ้าของเอกสารอัปเดตเนื้อหา ส่งเพื่อตรวจสอบและอนุมัติ และเวอร์ชันใหม่จะมีผลบังคับใช้ในวันที่เลือก

[Annual policy review] · [Procedure updates] ·[ Form revision]

Quality records and evidence

เชื่อมโยงแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลแล้ว รายการตรวจสอบ และบันทึกต่างๆ เข้ากับเอกสารหลัก ติดตามระยะเวลาการเก็บรักษา จัดทำรายการเอกสารที่ใกล้หมดอายุการเก็บรักษาเพื่อทำลายหรือจัดเก็บ ช่วยให้เก็บหลักฐานไว้ในที่เดียวและสนับสนุนการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการตรวจสอบ

[Training records] · [Checklists] · [Incident logs] · [Audit evidence]

Cross-cutting standards (e.g. TQA, ExCELS)

สำหรับองค์กรที่ใช้มาตรฐานคุณภาพแห่งประเทศไทย (Thailand Quality Award), ExCELS หรือกรอบการทำงานที่คล้ายคลึงกัน ให้จัดทำแผนที่เอกสารให้สอดคล้องกับมิติเหล่านั้น คุณสามารถรายงาน “สิ่งที่เรามี” ในแต่ละส่วน และแสดงให้ผู้ประเมินเห็นถึงความสอดคล้องได้

[TQA criteria] · [ExCELS dimensions] · [Quality improvement] · [Knowledge management]

Training and competency management

จัดการสื่อการฝึกอบรม รายการตรวจสอบความสามารถ และเอกสารทางการศึกษา เชื่อมโยงบันทึกการฝึกอบรมกับนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงาน ติดตามว่าใครเข้ารับการฝึกอบรมอะไรบ้างและเมื่อใด และเก็บรักษาหลักฐานแสดงความสามารถเพื่อการรับรองและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

[Training manuals] · [Competency checklists] · [Educational materials] · [Training records]